情報セキュリティ・個人情報保護方針

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情報セキュリティ基本方針

伊藤忠リート・マネジメント株式会社(以下、当社)は、不動産投資法人の資産運用会社として継続的・安定的に業務を行う上で当社の全ての情報資産に対する適切な保護を実現するため、次の通り取り組みます。

  1. 経営者の責任
    当社は、経営者主導で組織的かつ継続的に情報資産を適切に保護することに努めます。
  2. 社内体制の整備
    当社は、情報資産を適切に保護するための情報管理統括部署を設置します。
    また、内部監査部門による情報資産に係る内部監査を適切に実施し、不適切な事象が発見された場合には必要に応じて、取締役会へ報告します。
  3. 従業員の取組み
    情報資産は、重要度及びその機密性の程度に応じて分類を行い、その目的に沿って適切かつ必要性に基づいた操作のみができる仕組みとし、情報資産を適切に保護することに取り組みます。
  4. 法令及び契約上の要求事項の遵守
    当社は、情報資産の保護に関わる法令、規制、規範、契約上の義務を遵守します。
  5. 違反及び事故への対応
    当社は、情報資産に関する業務を外部委託するにあたり、さまざまな脅威に対する安全対策の実施及び障害発生に備えた復旧対策等の準備並びにその報告態勢等を整えます。

また、情報資産の保護に関わる法令違反、契約違反及び事故が発生した場合には適切に対処し、再発防止に努めます。

個人情報保護方針

伊藤忠リート・マネジメント株式会社(以下、「当社」といいます。)は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係諸法令及びガイドライン等(以下、「個人情報保護法等」といいます。)を遵守するとともに、個人情報保護に関する基本方針及びその取組み態勢を以下のとおり定め、当社の個人情報保護方針として宣言します。

Ⅰ.個人情報の保護に関する基本方針

当社は、次に掲げる基本方針を遵守し、安全かつ適切に管理・運営を行い、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。

  1. 個人情報保護法等により認められる場合のほかは、取得した個人情報についてご本人の同意を得ずに、あらかじめ当社が特定した利用目的の範囲を超えて取り扱いません。違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。
  2. 偽りその他不正の手段による個人情報の取得をしません。
  3. 個人情報保護法等の法令により認められる場合のほかは、あらかじめご本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得しません。
  4. ご本人から直接書面に記載されたご本人の個人情報を取得する場合は、個人情報保護法等により認められる場合のほかは、あらかじめご本人に対しその利用目的を明示します。
  5. 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを、正確かつ最新の内容に保ちます。
  6. 個人データの漏えい、滅失又はき損の防止等、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
  7. 個人情報保護法等により認められる場合のほかは、あらかじめご本人の同意を得ないで個人データ及び要配慮個人情報を第三者に提供しません。
  8. 本個人情報保護方針を適宜見直し、取り組み態勢等の継続的改善に努めます。

Ⅱ.個人情報の保護に関する取り組み態勢

1.個人情報を取り扱う業務

当社は、当社が資産運用を受託する投資法人(以下、「本投資法人」といいます。)及び当社が投資一任契約又は投資助言契約に基づき業務を受託するファンド(以下、本投資法人と合わせて「本投資法人等」といいます。)に係る次の業務、金融商品取引法(以下、「金商法」といいます。)第2条第8項第9号に規定する有価証券の私募の取扱いに係る業務(これに付随する業務を含みます。以下、「私募取業務」といいます。)において、個人情報を取り扱う場合があります。

  1. 資産取得・譲渡業務
  2. 資産管理・運用業務
  3. 資金調達業務
  4. 会計・税務業務
  5. 前記各業務に付随する業務
  6. その他当社が行うことができる業務及びこれらに付随する業務(今後取扱いが認められる業務を含みます。)

2.個人情報の利用目的

  1. 本投資法人等による物件(信託受益権に係る不動産を含みます。以下同様。)の取得、取得に先立つ調査及び取得の検討、並びに事後管理業務を行うため
  2. 本投資法人等による物件の売却、売却に先立つ売却先又は新たな不動産管理会社における調査及び売却の検討、並びに事後管理業務を行うため
  3. 本投資法人等が保有する物件の借主様への賃貸状況の把握・管理並びに賃料収入の管理及び原状回復費用等に係る費用請求業務を行うため
  4. 本投資法人等が保有又は取得を検討する物件の借主様又は賃借を検討される方の信用状況の確認(売却先又は新たな不動産管理会社における場合を含みます。)及び賃貸借契約締結業務を行うため
  5. 本投資法人が保有する物件の借主様又は賃借を検討される方に対する賃貸サービス向上アンケート等の情報を分析し、賃貸需要に応じた新規賃貸住宅・サービスに関する情報提供その他諸連絡に関する業務を行うため
  6. 本投資法人等の決算における貸倒引当金の計算、その他の会計及び税務に関する業務を行うため
  7. 投資信託及び投資法人に関する法律及びその他の本投資法人に適用のある法令諸規則等(以下、「投信法等」といいます。)に基づく、本投資法人の投資主様(以下、「投資主様」といいます。)に対する資産運用報告、投資主総会招集通知又は分配金支払通知の送付等の、投資主様の権利行使及び本投資法人の義務履行に係る業務を行うため
  8. 投信法等に基づく本投資法人の投資主名簿等のデータの作成等、投資主様の情報の管理業務を行うため
  9. 本投資法人の投資主様に対する、本投資法人の決算説明会、運用状況報告会及び物件内覧会のご案内等に関する各種情報のご提供並びにご出席データの作成等に関する業務を行うため
  10. 本投資法人の投資主様及び本投資法人の発行する有価証券のご購入を検討される方からのお問合せ又は資料の請求等に関する業務を行うため
  11. 本投資法人等が保有する物件に係る損害保険の請求を行うため
  12. 私募取業務において、金商法に基づく有価証券の取得の勧誘、サービスのご案内等を行うため
  13. 私募取業務において、適合性の原則等に照らし、お客様にふさわしい金融商品、サービス等をご提供することの妥当性を判断するため
  14. 私募取業務において、お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため
  15. 私募取業務において、お客様に対し、取引結果、金融商品の運用状況等の各種の報告を行うため
  16. 私募取業務において、お客様との取引に関する事務(「犯罪による収益の移転防止に関する法律」に基づき実施させていただくお客様のご本人確認を含みます。)を行うため
  17. その他前各項目に附帯又は関連する業務を行うため
  18. 前各項目に係る利用目的達成のための専門家(弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士及び司法書士等)への助言又は業務依頼を行うため

3.業務委託

当社は、本投資法人等の保有物件の管理の委託等に当たり、個人情報の取扱の全部又は一部を委託する場合は、委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対し、必要かつ適切な監督を行います。

4.開示・訂正・利用停止等の手続き

個人情報保護法その他関係法令に基づき、お客様ご自身に関する当社の保有個人データについて、ご本人(又は代理人)が開示(電磁的記録の提供による方法等による開示を含みます。)、利用目的通知、訂正等(訂正・追加・削除)、利用停止、消去及び第三者提供の停止(以下、「開示等」といいます。)をご請求することができ、その場合、当社は自主的にこれに応じます。ただし、他の法令に違反することとなる場合等には、開示等のご要望にお応えできないことがあります。この場合は、本人に対してその理由をご説明するよう努めます。
ご請求される場合は、ご本人確認資料(運転免許証、住民票の原本又は写し)等のご提出が必要になります(代理人によるご請求の場合は、ご本人の委任状、戸籍謄本、抄本等、代理人であることを確認できる資料等が必要になります)ので、下記のご連絡窓口にお問合せ下さい。
個人データの授受に関する第三者提供記録の開示についても同様です。

5.保有個人データの安全管理のために講じた措置

  • 個人データの取り扱いに係る規律の整備
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取り扱いに関するルールを策定しております。
  • 組織的安全管理措置
    個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
  • 物理的安全管理措置
    個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
  • 人的安全管理措置
    個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な教育訓練等を実施しております。
  • 技術的安全管理措置
    アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

6.共同利用

当社は、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合があります。その場合には、法令等に則り別途必要な措置を講じます。

7.個人情報の主な取得元

当社は、お客様本人からの直接取得、共同利用等による取得及び第三者提供等により、個人情報を取得します。具体的には、当社は、本投資法人等の保有物件に入居する個人が賃貸借契約に記載した個人情報などを取得します。

8.ご連絡窓口

個人情報の取扱いに関するご質問、開示・訂正及び苦情等につきましては、下記の窓口へご連絡下さいますようお願いいたします。

名称 伊藤忠リート・マネジメント株式会社 サステナビリティ推進部
所在地 〒101-0051
東京都千代田区神田神保町一丁目105番地 神保町三井ビルディング17F
電話番号 03-3518-0480(代表)
受付時間 午前9時~午後5時
(土曜、日曜、祝日、年末年始を除く)

9.認定個人情報保護団体について

当社は認定個人情報団体である一般社団法人投資信託協会及び一般社団法人日本投資顧問業協会の対象事業者であり、対象事業者の個人情報保護に関する苦情・ご相談については、下記の窓口でもお受けいたしております。

名称 一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
所在地 〒103-0026
東京都中央区日本橋兜町2番1号 東京証券取引所ビル6階
電話番号 03-5614-8440(専用)
受付時間 午前9時~午前11時30分
午後0時30分~午後5時
(土曜、日曜、祝日、年末年始を除く)
名称 一般社団法人日本投資顧問業協会 事務局苦情相談室(個人情報担当)
所在地 〒103-0025
東京都中央区日本橋茅場町1-5-8 東京証券会館7階
電話番号 03-3663-0505
受付時間 午前9時~午後5時
(土曜、日曜、祝祭日を除く)

10.個人情報取扱事業者について

名称 伊藤忠リート・マネジメント株式会社
所在地 〒101-0051
東京都千代田区神田神保町一丁目105番地 神保町三井ビルディング17F
代表者 代表取締役社長 東海林 淳一

以上

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